Advies 501: Verzoek tot deelneming ten onrechte als ongeldig terzijde gelegd vanwege overschrijden maximaal toegestane aantal woorden?

(14 december 2018)
Publicatiedatum: 
dinsdag, 5 februari 2019

De klacht ziet op een Europese niet-openbare procedure voor een raamovereenkomst met meerdere ondernemers voor diensten voor grafische vormgeving.

Volgens de ondernemer is zijn verzoek tot deelneming ten onrechte als ongeldig terzijde gelegd vanwege het overschrijden van het maximaal toegestane aantal woorden in de beschrijving - referentieopdracht voor kerncompetentie 2. De tekst in het ter illustratie ingediende huisstijlhandboek had volgens de ondernemer niet mogen worden meegeteld voor het bepalen van het maximaal toegestane aantal woorden.

In de tekst van de door de ondernemer ingediende bijlage met daarin opgenomen afbeeldingen van pagina’s uit het huisstijlhandboek wordt de huisstijl van de opdrachtgever van de referentieopdracht omschreven. Naar het oordeel van de Commissie heeft de aanbesteder de woorden in deze bijlage terecht meegeteld in het kader van het maximaal aantal toegestane woorden.

De in de afbeeldingen van pagina’s uit het huisstijlhandboek opgenomen tekst is inhoudelijk relevant voor de vraag of de ondernemer voldoet aan kerncompetentie 2. (Mede) aan de hand van de tekst uit het huisstijlhandboek kan beoordeeld worden of het door de ondernemer als referentie ingediende communicatiemiddel is vormgegeven binnen de richtlijnen van een bestaand grafisch design. Dat de beschrijving van de huisstijl in het huisstijlhandboek in het Engels is en niet door de ondernemer zelf is geschreven met het oog op de onderhavige aanbesteding, maakt in het kader van het maximaal aantal toegestane woorden niet uit. Alleen woorden in een tekst die slechts van inhoudelijke aard zijn voor de uitgevoerde opdracht, in die zin dat ze niets te maken hebben met het ontwerp of de vormgeving van de referentieopdracht en die zijn opgenomen in een communicatiemiddel, zoals bijvoorbeeld een folder, een brochure of een nieuwsbrief, worden niet meegeteld.

Nu ondernemer het maximaal aantal toegestane woorden in het kader van de geschiktheidseisen van kerncompetentie 2 (ruimschoots) heeft overschreden, is er naar het oordeel van de Commissie sprake van een gebrek in het verzoek tot deelneming. Dit gebrek leent zich niet voor herstel, nu met het schrappen of het zwart maken van de tekst in het huisstijlhandboek naar het oordeel van de Commissie in werkelijkheid een nieuw verzoek tot deelneming zou worden ingediend.

De Commissie is van oordeel dat aanbesteder het verzoek tot deelneming van de ondernemer terecht als ongeldig terzijde heeft gelegd zonder de ondernemer nog in de gelegenheid te stellen het gebrek in zijn verzoek tot deelneming te herstellen en acht de klacht ongegrond.