Advies 598: Beoordelingssystematiek met veel ruimte voor subjectiviteit

(1 oktober 2020)
Publicatiedatum: 
dinsdag, 17 november 2020

De klacht ziet op een Europese openbare procedure voor een raamovereenkomst met één ondernemer voor diensten voor het op landelijk niveau beheren en onderhouden van fietsen door de inzet van fietsherstellers. Geklaagd wordt dat de beoordelingssystematiek aan de hand waarvan de scores op de kwalitatieve gunningscriteria worden bepaald, onvoldoende transparant is. De ondernemer acht de beoordelingssystematiek onvoldoende bepaald en daarmee te subjectief.

In het kader van de kwalitatieve gunningscriteria “Plan van aanpak” en “Operationeel Beheerplan” moet inschrijver als onderdeel van zijn inschrijving een “plan van aanpak” en een “operationeel beheerplan” indienen. Deze plannen dienen een aantal aspecten te bevatten. Concreet dient de inschrijver aan te geven met welke oplossingen hij voornemens is aan het Programma van Eisen te (blijven) voldoen. De inschrijver wordt in dat kader veel vrijheid gelaten. Om tot een score per kwalitatief gunningscriterium te komen, vindt de beoordeling van de plannen op de gevraagde aspecten integraal plaats aan de hand van een beslistabel. Uit die beslistabel blijkt dat de toe te kennen scores afhankelijk zullen zijn van het antwoord op de volgende vragen:

- of de gevraagde documenten zijn ingediend;

- of in de documenten op alle gevraagde aspecten wordt ingegaan;

- in hoeverre de aspecten SMART zijn uitgewerkt;

- in hoeverre het beoordelingsteam is overtuigd en

- of ten opzichte van de gevraagde aspecten meerwaarde wordt geboden.

Deze beoordelingssystematiek laat veel ruimte voor subjectiviteit. Naar het oordeel van de Commissie is een dergelijke systematiek toegestaan mits de toepassing daarvan zoveel mogelijk wordt geobjectiveerd. Verder dient de gunningsbeslissing uitvoerig te worden gemotiveerd. De Commissie licht dit als volgt toe.

In het kader van de objectiviteit is het van belang dat de inschrijvingen op de kwalitatieve gunningscriteria worden beoordeeld door meerdere beoordelaars. Indien de beoordelaars de inschrijvingen eerst individueel beoordelen, wordt voorkomen dat één of meer beoordelaars de anderen onmiddellijk bij de beoordeling beïnvloeden. Indien de beoordelaars vervolgens tot een beoordeling in consensus moeten komen, worden extreme beoordelingen eruit gefilterd. Met vijf beoordelaars, eerst een individuele beoordeling en vervolgens een beoordeling in consensus, heeft de aanbesteder maatregelen getroffen om te subjectieve oordelen uit te sluiten.

Verder is in het kader van de objectiviteit van groot belang dat de beoordelingssystematiek op gelijke wijze wordt toegepast op alle inschrijvingen.

Ten slotte dient de aanbestedende dienst zijn uiteindelijke beslissing te motiveren op een wijze die het voor de afgewezen inschrijvers mogelijk maakt om (a) de wijze waarop de beoordeling heeft plaatsgevonden te toetsen en (b) te controleren of de beoordeling de (voorlopige) gunningsbeslissing rechtvaardigt. Bij de onderhavige beoordelingssystematiek, waarin vooraf niet concreet is aangegeven hoe een inschrijving een bepaalde score kan behalen, dient de gunningsbeslissing aan een afgewezen inschrijver dan ook duidelijk te maken welke door de winnende inschrijver voorgestelde oplossingen uiteindelijk een betere score hebben opgeleverd dan door de afgewezen inschrijver voorgestelde oplossingen en waarom dat zo is.

Naar het oordeel van de Commissie kan de beoordelingssystematiek de toets der kritiek doorstaan. Omdat deze systematiek veel ruimte laat voor subjectiviteit, moeten er wel hoge  eisen worden gesteld aan de motivering van de gunningsbeslissing. Daarmee acht de Commissie de klacht ongegrond.