Reglement Commissie van Aanbestedingsexperts

Op basis van art. 6 van het Instellingsbesluit Commissie van Aanbestedingsexperts wordt voor de werkwijze van de Commissie het volgende bepaald:

Artikel 1. Begrippen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. de Minister: de Minister van Economische Zaken;
b. de Commissie: de Commissie van Aanbestedingsexperts;
c. een klacht: een uiting van ongenoegen van een partij over het handelen of het nalaten van een andere partij voor zover dat handelen of nalaten binnen de werkingssfeer van de Aanbestedingswet 2012 valt;
d. de Gedragsregels: de gedragsregels voor experts verbonden aan de Commissie;
e. de website: de website van de Commissie van Aanbestedingsexperts (www.commissievanaanbestedingsexperts.nl).

Artikel 2. Doel en taken

  1. Doel van de Commissie is door een snelle, zorgvuldige en laagdrempelige behandeling van klachten bij te dragen aan de oplossing van aanbestedingsklachten. Dat kan bijdragen aan de verdere verbetering van de professionaliteit van de aanbestedingspraktijk en het teweegbrengen van een leereffect bij ondernemingen en aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven.
  2. De Commissie heeft tot taak:
    a. het bemiddelen tussen partijen naar aanleiding van klachten;
    b. het geven van niet-bindende adviezen naar aanleiding van klachten.

Artikel 3. Samenstelling, benoeming, ontslag

  1. De Commissie bestaat uit minimaal een voorzitter en een vicevoorzitter.
  2. De leden zijn onafhankelijk en onpartijdig.
  3. De leden worden benoemd op grond van hun deskundigheid op het gebied van aanbestedingsrecht en overheidsinkoop.
  4. De leden worden door de Minister benoemd voor een termijn van maximaal twee jaar en zijn herbenoembaar.
  5. De leden kunnen door de Minister worden geschorst en ontslagen wegens ongeschiktheid of onbekwaamheid voor de functie of wegens andere zwaarwegende in de persoon van de betrokkenen gelegen redenen.
  6. De leden worden op eigen verzoek door de Minister ontslagen.
  7. De leden kunnen elkaar bij ontstentenis vervangen.

Artikel 4. Experts

  1. De Commissie kan zich bij de goede invulling van de in artikel 2 genoemde taken laten bijstaan door één of meer experts.
  2. Experts worden gekozen op grond van hun bijzondere deskundigheid, kennis of ervaring op een specifiek gebied van het aanbestedingsrecht, de overheidsinkoop of de materiedeskundigheid met betrekking tot een bepaalde sector.
  3. Een expert is onafhankelijk en onpartijdig wat betreft zijn werkzaamheden voor de Commissie.
  4. De experts zijn wat betreft hun werkzaamheden voor de Commissie onderworpen aan de Gedragsregels.
  5. De voorzitter stelt de lijst van experts samen en publiceert deze lijst op de website van de Commissie.
  6. De voorzitter kan wijzigingen in de lijst aanbrengen. In het geval een expert wordt verwijderd van de lijst, wordt daarvan schriftelijk mededeling gedaan aan de betreffende expert.

Artikel 5. Secretariaat

  1. De Commissie wordt ondersteund door een secretariaat.
  2. Het secretariaat is voor zijn werkzaamheden uitsluitend verantwoording schuldig aan de Commissie.

Artikel 6. Werkwijze, bekendmaking, beheer van bescheiden

  1. De Commissie heeft haar eigen werkwijze schriftelijk vastgesteld in dit reglement.
  2. De Commissie zorgt voor bekendmaking van dit reglement alsmede van de Gedragsregels door middel van publicatie op haar website.
  3. Het beheer van de bescheiden betreffende de werkzaamheden van de Commissie geschiedt op overeenkomstige wijze als bij het Ministerie van Economische Zaken. De bescheiden worden na beëindiging van de werkzaamheden van de Commissie bewaard in het archief van dat Ministerie.

Artikel 7. Indieners van een klacht

  1. Een klacht kan worden ingediend door:
    a. ondernemers die een opdracht willen verwerven, hieronder vallen onder andere:
    - (potentiële) gegadigden;
    - (potentiële) inschrijvers;
    - onderaannemers van (potentiële) inschrijvers.
    b. brancheorganisaties van ondernemers die optreden namens één ondernemer of meerdere ondernemers die een opdracht willen verwerven, eventueel zonder de naam van de ondernemer(s) te vermelden;
    c. aanbestedende diensten of speciale -sectorbedrijven.
  2. Onderaannemers kunnen een klacht indienen over een aanbestedende dienst of een speciale-sectorbedrijf, maar kunnen geen klacht indienen die gaat over hun relatie met een hoofdaannemer.
  3. Een klacht die wordt ingediend door een klager, bedoeld in artikel 7.1.a., die zijn identiteit niet kenbaar wenst te maken, wordt niet in behandeling genomen.

Artikel 8. Het indienen van klachten

  1. De klager dient zijn klacht op elektronische wijze in via het klachtenformulier op de website. De klacht bevat de naam en het adres van de klager en de beklaagde en een beschrijving van de klacht. De klager maakt op bondige wijze duidelijk waarover hij klaagt, motiveert zijn klacht en voegt alle relevante informatie bij die noodzakelijk is om de klacht goed te kunnen behandelen. De klager geeft in het formulier ook aan hoe de klacht kan worden verholpen.
  2. De klacht en de daarmee samenhangende stukken zullen – indien het vertrouwelijke of commercieel gevoelige stukken betreft – door de Commissie, de betrokken experts en het secretariaat vertrouwelijk worden behandeld.
  3. De klager, bedoeld in artikel 7.1.a., dient eventuele voorschriften omtrent het indienen van een klacht die in de aanbestedingsstukken zijn opgenomen na te leven. Voor zover die voorschriften de mogelijkheid voor klager beperken om bij beklaagde een klacht in te dienen, blijft het bepaalde in dit Reglement onverkort van toepassing.
  4. De indiening van een klacht schort een lopende aanbestedingsprocedure niet op. De Commissie kan evenwel de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf verzoeken om beslissingen in een lopende aanbestedingsprocedure uit te stellen totdat de Commissie haar advies heeft uitgebracht.
  5. Aan de indiening van een klacht zijn geen kosten verbonden.

Artikel 9. De beslissing een klacht in behandeling te nemen

  1. De Commissie neemt een klacht niet in behandeling wanneer:
    a.    de klager de klacht niet eerst schriftelijk aan de beklaagde kenbaar heeft gemaakt en daarbij voldoende duidelijk heeft gemaakt dat het een klacht zoals bedoeld in art. 1 sub c van dit reglement betreft;
    b.    de klager de beklaagde niet eerst in de gelegenheid heeft gesteld binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren;
    c.     de klacht niet dan wel onvoldoende is gemotiveerd en/of gedocumenteerd;
    d.    met de behandeling van de klacht het nastreven van de doelen van de Commissie onvoldoende worden gediend. Hiervan kan ook sprake zijn wanneer, naar verwachting, er geen of te weinig mogelijkheden zijn voor een effectieve rol van de Commissie;
    e.    de voorzitter onvoldoende relevantie aan de ingediende klacht toekent;
    f.     het aantal bij de Commissie in behandeling zijnde klachten, mede gelet op de relevantie die de voorzitter aan de ingediende klacht toekent en de mate waarin met de behandeling ervan het nastreven van de doelen van de Commissie worden gediend, behandeling niet mogelijk maakt;
    g.    de klacht (het nalaten van) een aanbestedingsprocedure betreft waarover reeds een gerechtelijke procedure aanhangig is of waarover de rechter reeds een uitspraak heeft gedaan;
    h.    de klacht betrekking heeft op het aanbestedingsbeleid in het algemeen van een aanbestedende dienst of een speciale-sectorbedrijf;
    i.     de klager zich niet akkoord heeft verklaard met behandeling van de klacht in overeenstemming met de inhoud van dit reglement.
  2. Het bepaalde in het eerste lid, onder a en b, geldt ook indien voorschriften in de aanbestedingsstukken de mogelijkheid voor de klager beperken om bij beklaagde een klacht in te dienen
  3. Wanneer zich een van de gevallen voordoet zoals bedoeld in het eerste lid, onder a t/m f, kan de Commissie vanwege bijzondere omstandigheden besluiten de klacht desalniettemin in behandeling te nemen.
  4. Wanneer de Commissie een klacht niet in behandeling neemt, wordt dit aan de klager – schriftelijk en gemotiveerd – medegedeeld.
  5. Bij de beslissing om een klacht in behandeling te nemen vergewist de Commissie of een lid daarvan zich ervan of sprake is van enige zakelijke verbintenis met klager of beklaagde of van enig belang bij de uitkomst van de klachtprocedure, welke verbintenis of belang – objectief gezien – ertoe kan leiden dat afbreuk wordt gedaan aan de onafhankelijkheid en/of de onpartijdigheid van de Commissie of een lid daarvan, dan wel dat, objectief gezien, (schijn van) vooringenomenheid bij de klachtbehandeling ontstaat. In het geval daarvan sprake is, onttrekt de Commissie of een lid daarvan zich van de behandeling van die klacht.

Artikel 10. De behandeling van klachten

  1. Wanneer de Commissie een klacht in behandeling neemt, wordt dit aan de klager en de beklaagde schriftelijk medegedeeld en wordt een indicatieve beschrijving van het verdere procedureverloop gegeven.
  2. De Commissie zal in de regel voorrang geven aan behandeling van die klachten of deelklachten waarbij, naar verwachting van de Commissie, het advies van belang kan zijn met het oog op het verloop van de aanbestedingsprocedure waar de klacht of deelklacht betrekking op heeft.
  3. Wanneer een klacht in behandeling wordt genomen beslist de Commissie of er eerst een poging wordt gedaan om te bemiddelen om tot een onderlinge oplossing tussen partijen te komen, voordat over wordt gegaan tot het uitbrengen van een advies.
  4. De Commissie bepaalt of de behandeling van de klacht plaatsvindt door één of meer leden en of daarbij de ondersteuning van één of meer experts wordt ingeroepen.
  5. Wanneer de Commissie bij de behandeling van een klacht één of meer experts betrekt, dan deelt zij de naam/namen van de expert(s) aan partijen mee. De Commissie wijst bij de behandeling van een specifieke klacht alleen experts aan die schriftelijk verklaard hebben onafhankelijk en onpartijdig te zijn en te zullen handelen in overeenstemming met de Gedragsregels.
  6. Bij de behandeling van de klacht zal in beginsel hoor en wederhoor worden toegepast. In beginsel hebben klager en beklaagde eenmaal de mogelijkheid om haar gemotiveerde standpunt(-en) uiteen te zetten.
  7. Bij de behandeling van klachten streeft de Commissie naar een goede balans tussen snelheid van behandeling van een klacht en de bij die behandeling in acht te nemen zorgvuldigheid.
  8. De Commissie kan aanvullende informatie opvragen bij de klager en/of de beklaagde. Het is echter de verantwoordelijkheid van partijen om uit eigen beweging die informatie aan de Commissie te verstrekken die van belang kan zijn bij de klachtbehandeling.
  9. Partijen lichten de Commissie onverwijld in als een klacht die aan de Commissie is voorgelegd niet meer bestaat of als ter zake van het onderwerp van de klacht bij de rechter een geding aanhangig is.
  10. De Commissie kan de behandeling van een aan haar voorgelegde klacht beëindigen in de volgende gevallen:
    a. wanneer de klacht niet meer bestaat;
    b. wanneer de klacht door een bemiddeling is opgelost;
    c. wanneer de aanbestedingsprocedure waarop de klacht betrekking heeft is ingetrokken of voortijdig beëindigd;
    d. wanneer de klager niet meer reageert op berichten van de Commissie;
    e. wanneer de rechter uitspraak over de klacht heeft gedaan;
    f.  in geval van bijzondere gevallen, door de voorzitter te bepalen.
  11. Na beëindiging van de behandeling wordt daarvan schriftelijk mededeling gedaan aan de betrokken partijen.
  12. In het geval dat een door de Commissie in behandeling genomen klacht verband houdt met (het nalaten van) een aanbestedingsprocedure in verband waarmee vervolgens ook bij de rechter een geding aanhangig is gemaakt, houdt de Commissie de behandeling van de klacht aan totdat de rechter uitspraak heeft gedaan. In afwijking hiervan kan de Commissie besluiten de behandeling van de klacht te hervatten in het geval daartoe een verzoek wordt gedaan door de rechter naar aanleiding van een verzoek aan hem van één van beide of beide partijen gezamenlijk, vooropgesteld dat de rechter in een dergelijk geval behandeling van de zaak aanhoudt.

Artikel 11. Het advies van de Commissie

  1. De Commissie oordeelt of en zo ja in welke mate de klacht gegrond is en doet dat op basis van de informatie waarover zij beschikt.  Indien de Commissie een klacht gegrond oordeelt, geeft zij – in alle gevallen waarin zij daar mogelijkheden toe ziet – een aanbeveling aan beklaagde hoe zij een gegrond verklaarde klacht kan oplossen, respectievelijk in de toekomst kan voorkomen.          
  2. Het advies van de Commissie is niet bindend.
  3. Het advies wordt zowel aan de klager als aan de beklaagde bekend gemaakt.
  4. De door experts aan de Commissie uitgebrachte adviezen en/of antwoorden op vragen worden niet openbaar gemaakt, ook niet aan partijen.
  5. De Commissie correspondeert niet over het advies en eventueel daaraan (mede) ten grondslag liggende adviezen en documenten van experts.

Artikel 12. De publicatie van adviezen

  1. Adviezen over klachten worden in beginsel geanonimiseerd op de website van de Commissie gepubliceerd.
  2. De Commissie kan bij publicatie het oorspronkelijke advies inkorten.
  3. De Commissie publiceert adviezen in de regel nadat de aanbestedingsprocedure waarop de klacht betrekking had, is beëindigd, behalve in het geval dat:
    a. de Commissie binnen een redelijke termijn na een verzoek daartoe geen of geen gemotiveerd antwoord krijgt op de vraag aan de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf of de aanbestedingsprocedure is beëindigd;
    b. het advies betrekking heeft op een klacht over de vermeende niet-naleving van een aanbestedingsplicht.
  4. Publicatie kan achterwege blijven als de voorzitter onvoldoende impuls tot professionalisering en/of onvoldoende leereffect bij aanbestedende diensten, speciale-sectorbedrijven en/of ondernemingen voorziet.
  5. Met instemming van partijen kan het advies:
    a. met vermelding van de namen van betrokken partijen openbaar worden gemaakt;
    b. al tijdens de aanbestedingsprocedure openbaar worden gemaakt (met vermelding van namen, dan wel geanonimiseerd).

Artikel 13. Verslag, evaluatie

De Commissie publiceert jaarlijks vóór 1 maart een verslag van haar werkzaamheden in het voorafgaande jaar. De Commissie zendt een kopie van het jaarverslag aan de Minister.

Artikel 14. Verslag, evaluatie

Indien een klacht uit twee of meer deelklachten bestaat, dan zijn de bepalingen van dit reglement ook van toepassing op die deelklachten.

Artikel 15. Slotbepalingen

  1. In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Commissie.
  2. De Commissie kan dit reglement wijzigen.
  3. Na inwerkingtreding van dit reglement voert de Commissie met regelmaat een interne evaluatie uit en past – wanneer daar aanleiding toe is – dit reglement aan.

Artikel 16. Inwerkingtreding

Dit gewijzigde reglement treedt in werking met ingang van 1 februari 2016 en wordt gehanteerd bij de behandeling van klachten die na deze datum zijn ingediend.

Artikel 17. Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement Commissie van Aanbestedingsexperts 1 februari 2016.

 

** Deze versie van het reglement (d.d.01-02-2016) is een voorlopige versie in die zin dat de tekst voor wijziging en aanvulling vatbaar is. Zie ook Artikel 15 lid 3.