Advies 396: Inschakeling van externe adviseur - is er sprake van belangenverstrengeling?

Europese openbare procedure voor een raamovereenkomst met drie ondernemingen ten behoeve van de levering van werkkleding en –schoenen aan een aantal leden van een branchevereniging. Beklaagde heeft zich in het kader van de aanbesteding laten adviseren door een externe adviseur C die volgens zijn LinkedIn profiel werkzaam is bij inschrijver D. Klager vermoedt dat C, al dan niet bewust, door zijn kennis opgedaan bij D, die een van de drie winnende inschrijvers is gebleken, een assortiment aan beklaagde heeft geadviseerd dat een voordeel heeft opgeleverd voor D in vergelijking tot andere inschrijvers.

Het gaat om de betrokkenheid van deskundige C bij de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure, meer specifiek het opstellen van voorstellen voor het Programma van Eisen en het kernassortiment. De Commissie onderzoekt of beklaagde passende maatregelen heeft genomen in de zin van artikelen 1.10b en 2.51 Aw 2012.

In dat kader heeft beklaagde in de Nota’s van Inlichtingen aangegeven dat C niet in dienst is van D, dat met C een nondisclosure agreement is gesloten, dat C een adviserende rol heeft gehad bij het opstellen van het Programma van Eisen, dat C niet betrokken zal zijn bij de beoordeling van de inschrijvingen en dat het Programma van eisen gelijktijdig en ruim vóór het moment van inschrijving wordt bekendgemaakt.

In de reactie op de klacht bij de Commissie heeft beklaagde de geheimhoudingsverklaring overgelegd. Tevens heeft beklaagde een verklaring van C overgelegd waarin hij onder meer stelt dat hij geen inhoudelijk contact heeft gehad met D of enige andere marktpartij. Zijn werkzaamheden waren beperkt tot het doen van voorstellen voor het Programma van Eisen en het kernassortiment en het leveren van input voor de beantwoording van vragen over het Programma van Eisen in de Nota van Inlichtingen. Verder heeft C verklaard dat er bij het samenstellen van de eisen op is gelet dat alle relevante marktpartijen in staat moeten zijn aan deze eisen te voldoen, zonder dat één of meer marktpartijen worden bevoordeeld.

Naar het oordeel van de Commissie heeft beklaagde passende maatregelen genomen in de zin van de artikelen 1.10b en 2.51 Aw 2012 om te voorkomen dat C informatie naar een potentiële inschrijver zou doorspelen of dat C bij een inschrijving op de onderhavige aanbestedingsprocedure of uitvoering van de opdracht betrokken zou zijn. Tevens acht de Commissie aannemelijk dat alle relevante informatie tijdig aan de potentiële inschrijvers is bekendgemaakt.

Ook met inschakeling van een branche-expert heeft de Commissie geen aanknopingspunten gevonden dat D zou zijn bevoordeeld. Van strijd met artikel 1.8 of artikelen 2.75 en 2.76 Aw 2012 is de Commissie dan ook niet gebleken.

De klacht wordt dan ook ongegrond verklaard.